02
Sep

Wie man das Fahrtenbuch automatisiert

Martin Baumgartner

Bestimmung des Zwecks einer Fahrt direkt über das Fahrzeug

Bei der Installation der GPS-Box ist es mit einem geringen Mehraufwand möglich, einen Schalter einzubauen mit dem der Zweck einer Fahrt (geschäftlich oder privat) bestimmt werden kann. Die Schalterstellung am Ende der Fahrt erlaubt es SeeMe den korrekten Zweck der Fahrt ins Fahrtenbuch einzutragen. Eine Sache weniger, an die Sie denken müssen.

Bestimmung des Zwecks einer Fahrt in Abhängigkeit von der Betriebszeit

Wenn dem Fahrzeug eine bestimmte Betriebszeit (z.B. werktags von 08:00 bis 17:00) zugeordnet ist, dann kann eine diesbezügliche Anpassung in den Eigenschaften des Fahrzeugs erfolgen, die bewirkt, dass ab diesem Zeitpunkt alle Fahrten innerhalb der Betriebszeit im Fahrtenbuch automatisch als geschäftlich eingetragen werden.

Beschreibung von geschäftlichen Fahrten

SeeMe-Benutzer können verpflichtet sein, zur Beschreibung der Geschäftsfahrten Auszüge aus dem SeeMe-Fahrtenbuch (z.B. der Steuerbehörde) vorzulegen. Jedem Fahrzeug kann standardmässig ein Fahrtentyp (z.B. Kundenbesuch, Lieferung) zugeordnet werden. Automatisch erstellte Fahrtenbucheinträge beinhalten diese Spezifikation. So ist es möglich, eine Reihe von Routineaufgaben einzusparen. Nur vom Standard abweichende Fahrten erfordern vor der Vorlage des Fahrtenbuchs noch Ihre Aufmerksamkeit.

Automatische Einträge in Abhängigkeit vom Fahrtziel 

Jeder Fahrtenbucheintrag hat ein Auswahlkästchen "Merken". Die Aktivierung dieser Option erlaubt es SeeMe alle zukünftigen Fahrten, die das selbe Ziel haben, automatisch mit den selben Spezifikationen einzutragen. Das ist besonders bequem, wenn wiederholt die selben Kunden besucht werden oder ähnliche Arbeiten am gleichen Ort erledigt werden. Die Beschreibung (z.B. Wartungsarbeiten beim Kunden "X") braucht so nur einmal angegeben und die Fahrt als geschäftlich markiert werden. SeeMe merkt sich diese Einstellungen. Auch dies spart Zeit.